Artikel : Ghostdata

  1. Welkom
  2. Wat is Ghostdata?
  3. Hoe ontstaat Ghostdata
  4. Wat kost Ghostdata
  5. Hoe voorkom je Ghostdata
  6. Ghostdata geen project maar een proces.

Welkomst woord

Welkom bij mijn presentatie over Ghostdata.

Waarom deze presentatie.

Ik geef deze presentatie om meer awareness te kweken over het bestaan en de gevolgen van Ghostdata.

Wat is Ghostdata?

Ghostdata of spookdata is data waarvan niemand meer weet waarvoor het dient, van wie het is of door wie het wordt gebruikt. Het is de benaming voor vervuiling van data op welke omgeving dan ook. Deze zorgt voor een verkeerd beeld van welke data er actief gebruikt wordt, vervuilt statistieken en neemt ruimte en tijd inbeslag. Van CRM tot mailservers of welke overig systeem waar data in bewaard wordt.

Hoe ontstaat Ghostdata?

Ghostata ontstaat wanneer er binnen organisatie geen correcte procedure is voor het verwijderen, updaten en of toevoegen van data. In de praktijk kom ik vaak tegen dat wanneer er software wordt gebouwd, er goed wordt nagedacht over het activeren of toevoegen van nieuwe data. Denk aan klanten, mailadressen websites.. enz.. maar wordt er bijna tot geen aandacht besteed aan het verwijderen, deactiveren of opruimen van klantgerelateerde data wanneer deze besluit te stoppen met het afnemen van diensten of producten.

Ook het updaten van data. (bijvoorbeeld adresgevens,of contact personen) is vaak niet op orde binnen een orginisatie. Dit resulteerd in het versturen van bijvoorbeeld foutieve facturen naar verkeerde adressen. Dit zorgt niet alleen voor frustratie bij de klant, maar ook bij de afdelingen binnen de organisatie die hier de verantwoordelijkheid voor hebben. Naast frustratie levert dit ook extra kosten op voor een organisatie. Hier ga ik straks wat dieper op in.

Voorbeelden van Ghostdata.

Eerst even de volgende

Wat kost Ghostdata?

Je zal snel geneigd zijn te denken dat ghostdata niet veel meer kost dan een paar overbodige gegevens in je database. Toch kunnen de kosten die voortkomen uit ghostdata flink oplopen. Zeker wanneer je de uren meetelt die een medewerker kwijt is om facturen opnieuw te sturen, aan te maken of te crediteren. Vaak gaat dit gepaard met het heen en weer emailen tussen klant en of verschillende afdelingen. Daarnaast neem ghostdata ook ruimte in je database of server. Wanneer dit gaat om grote bestanden dan kunnen de kosten flink oploaden als je het over lange tijd bekijkt. Ook al wordt hosting steeds goedkoper per MB is het toch onwenselijk wanneer er gigabytes aan data staat waar tijden niks mee gedaan wordt.

Naast dat het geld kost, gaat het ook ten koste van het milieu. Waar we er jaren geleden van overtuigd waren dat we in plaats van alles uit te printen om het milieu te besparen het beter was om alles via email te versturen. Nu zien we dat een e-mail soms meer milieu belastend is dan het bewaren van documentatie op papier. Zelf heb ik bijvoorbeeld een mail archief dat terug gaat tot meer dan 20 jaar geleden. Deze email's staan ergens op een server in een datacenter. Om deze servers draaiende te houden wordt een hoeveelheid stroom gebruikt. Deze wordt op zijn beurt weer opgewekt door het verbranden van steenkool of tegenwoordig wellicht uit groene energie. Hieruit kan je eigenlijk alleen maar concluderen dat email welke langdurig wordt bewaard meer vervuilend is dan een papieren uitdraai.

Hoe voorkom je Ghostdata?

Het voorkomen van Ghostdata is eigenlijk heel simpel, hiervoor zijn verschillende manier te bedenken.

Zo dien je bij het ontwerpproces van een softwareproduct alvast rekening te houden met het feit dat er ook klanten zijn die stoppen met het gebruik van een product of dienst. En kan je vervolgens een correcte manier van deactiveren van de desbetreffende dienst inbouwen. Waarbij alle gerelateerde data ook echt verwijderd wordt, en niet alleen een status wordt aangepast naar deleted. Ik begrijp dat een softdelete in sommige gevallen uitkomst biedt wanneer er door de uitvoerende afdeling niet zorgvuldig wordt omgegaan met opzeggingen. Voor dit soort gevallen biedt een geautomatiseerd proces uitkomst die data echt verwijderd die bijvoorbeeld meer dan een halfjaar de status softdeleted heeft.

Om klantgevens up to date te houden is het bijvoorbeeld goed om eens in de zoveel tijd de gebruiker te vragen of zijn of haar gegevens nog actueel zijn. Je ziet dat de grote ICT bedrijven dit tegenwoordig al met enige regelmaat doen.

Ghostdata geen project maar een proces.

De hele organisatie zal constant moeten nadenken over het ontstaan en het voorkomen van Ghostdata. Alle afdelingen zullen hier hun steentje aan moeten bijdragen.

Ghostdata is dan ook geen project, maar een proces.