Artikel : Ghostdata "Geen project maar een process".

  1. Welkom
  2. Wat is Ghostdata?
  3. Hoe ontstaat Ghostdata
  4. Wat kost Ghostdata
  5. Hoe voorkom je Ghostdata
  6. Ghostdata geen project maar een proces.

Welkomst woord

Welkom bij mijn presentatie over Ghostdata.

Waarom deze presentatie.

Ik geef deze presentatie om meer awareness te kweken over het bestaan en de gevolgen van Ghostdata.

Ik ga de volgende punten behandelen :

Wat is Ghostdata?

Ghostdata of spookdata is data die rondzwerft in systemen waarvan niemand meer weet waarvoor het dient, van wie het is of door wie het wordt gebruikt. Het is de benaming voor vervuilende data en kan voorkomen op elke denkbare omgeving of systeem waar data wordt opgelsagen.

Deze ghostdata zorgt niet alleen voor een verkeerd beeld van welke data er relevant is of actief gebruikt wordt, maar vervuilt o.a. ook de managment statistieken en neemt overbodige ruimte en tijd in beslag.

Hoe ontstaat Ghostdata?

Ghostata ontstaat wanneer er binnen organisatie geen goede procedure is voor het verwijderen, updaten en of toevoegen van data. (de wel bekende [INSERT / UPDATE / DELETE ])

In de praktijk kom je vaak tegen dat wanneer er software wordt gebouwd, er goed wordt nagedacht over het activeren of toevoegen van nieuwe data.

Maar wordt er weinig tot geen aandacht besteed aan het automatisch verwijderen, deactiveren of opruimen van klantgerelateerde data wanneer deze besluit te stoppen met het afnemen van diensten of producten.

Ook het up to date houden van klant gegevens. (bijvoorbeeld adresgevens en of contact gegevens van klanten) is vaak niet op orde binnen een organisatie. Dit resulteert soms in het versturen van foutieve facturen of naar verkeerde adressen.

Dit zorgt niet alleen voor frustratie bij de klant, maar ook bij de afdelingen binnen de organisatie die hier de verantwoordelijkheid over hebben.

Naast frustratie brengt dit ook extra kosten met zich mee. Hier ga ik straks wat dieper op in. Ook is het zoeken naar de juiste data in een database vol met niet relevante data is zeer inefficient.

Voorbeelden van Ghostdata.

Ik krijg bijvoorbeeld nog mail doorgestuurd van een e-mail adres die hoorde bij mijn internet aansluiting, deze is inmiddels al 10 jaar opgezegd. Dit geeft dus aan dat dit bedrijf ook geen goed ghostdata beleid heeft

Enkele andere voorbeelden van ghostdata die voor kunnen komen. :

Foutieve klantgegevens nadat een bedrijf is gefuseerd , verhuisd of is overgenomen door een andere partij.

Diensten die na opzegging door de klant niet correct worden afgesloten,

Services en modules die onderwater blijven draaien, ook al heeft een klant zijn diensten opgezegd.

Data zoals foto's, documenten en downloadbare bestanden welke serverruimte in beslag nemen nadat een klant is gestopt met het afnemen van dienstsen.

Zo zijn er nog tal van voorbeelden op te verzinnen.

Wat kost Ghostdata?

Je zal snel geneigd zijn te denken dat ghostdata niet veel meer kost dan een paar overbodige gegevens in je database. Toch kunnen de kosten die voortkomen uit ghostdata flink oplopen.

Zeker wanneer je de uren meetelt die een medewerker kwijt is om facturen opnieuw te sturen, aan te maken of te crediteren. Vaak gaat dit gepaard met het heen en weer emailen tussen klant en of verschillende afdelingen.

Daarnaast neem ghostdata ook ruimte in in je database of op een file server. Wanneer dit gaat om grote bestanden dan kunnen de kosten flink oplopen zeker als deze data langere tijd in een systeem rondzwerft.

Ook al wordt hosting steeds goedkoper per MB toch is het zeer onwenselijk wanneer er gigabytes aan data staan waar nooit meer iets mee gedaan gaat worden.

Tevens is het onwenselijk dat bestanden van ex-klanten bereikbaar blijven via het internet ver nadat deze gestopt is met het afnemen van dienst. (als klant mag je toch verwachten dat wanneer je stopt met een dienst dat deze dan ook volledig van het internet verdwenen is.

Naast dat het geld kost, gaat het ook ten koste van het milieu.

Een aantal jaar geleden waren we er van overtuigd dat het beter wasvoor het millieu om documenten niet meer uit te printen , maar alles te email of ergens digitaal op te slaan.

Tegenwoordig zien we dat een e-mail soms meer milieu belastend is dan dze uit te printen en deze te bewaren op papier. Zelf heb ik bijvoorbeeld een mail archief dat terug gaat tot meer dan 20 jaar geleden. Deze email's staan ergens op een server in een datacenter. Om deze servers draaiende te houden wordt een hoeveelheid stroom gebruikt.

Deze wordt op zijn beurt nog steeds grotendeels opgewekt door het verbranden van steenkool. Hieruit kan je eigenlijk alleen maar concluderen dat email welke langdurig wordt bewaard meer vervuilend is dan een papieren uitdraai.

Hoe voorkom je Ghostdata?

Het voorkomen van Ghostdata is eigenlijk heel simpel en hiervoor zijn op verschillende vlakken manieren voor te bedenken.

Zo dien je bij het ontwerpproces van een softwareproduct alvast rekening te houden met het feit dat er ook klanten zijn die stoppen met het gebruik van een product of dienst. En kan je vervolgens een correcte en geautomatiseerde manier van deactiveren van de desbetreffende dienst inbouwen. Waarbij alle gerelateerde data ook echt verwijderd wordt, en niet alleen een status wordt aangepast naar deleted.

Ik begrijp dat een softdelete in sommige gevallen uitkomst biedt zodat er bij eventuele verkeerd uigevoerde handelingen op vrij eenvoudige wijze data kan worden ge-heractiveerd..Voor dit soort gevallen biedt een geautomatiseerd proces die data ook echt verwijderd nadat deze bijvoorbeeld meer dan een halfjaar de status softdeleted heeft gehad uitkomst.

Om bijvoorbeeld klantgevens up to date te houden is het goed om eens in de zoveel tijd de gebruiker te vragen of zijn of haar gegevens nog actueel zijn. Je ziet dat de grotere ICT bedrijven hier aandacht aan besteden. Zij vragen je periodiek wanneer je inlogt of je mailadres en of andere contact gegevens nog relevant zijn.

Zo zijn er nog tal van mogelijkheden om ghostdata te voorkomen die ik niet allemaal in deze presentatie zal behandelen.

Dus Even Resumeren

Wat heb ik behandeld :'

Conclusie

Mijn conclusie is data ghostdata gemakkelijk lijkt te kunnen onstaan, veel tijd en geld kost en eigenlijk op vrij eenvoudige wijze is te voorkomen.

Daarom zal de hele organisatie constant moeten blijven nadenken over het ontstaan en het voorkomen van Ghostdata alle afdelingen zullen hier hun steentje aan moeten bijdragen.

Voorkomen van Ghostdata is dan ook geen project, maar een proces.